Типи зустрічей
Ефективні наради
Основи фасилітації
Зустрічі розділяються на...
Комунікаційна зустріч
- Найбільша кількість учасників
- Задача: інформувати про стан справ або розкрити тему
Статус зустрічей
- Задача: дізнатися звіт про те, що було зроблено
Командна зустріч
- Новини, пропозиції і плани на тиждень
Вирішення проблеми
- Невелика група залучених
- Конкретна проблематика
Ретроспективні зустрічі
Це елемент, який можна запозичити з такої Agile-методології, як Scrum.
Її орієнтовна структура
- Вступ — налаштування і пояснення мети
- Збір даних — що було добре і що треба покращити
- Генерація ідей — обговорення можливих покращень
- Планування — визначення конкретних кроків
- Закриття — підбиття підсумків та обговорення ефективності зустрічі
Чи потрібна нам зустріч?
Головне питання
А чи потрібна нам нарада взагалі?
Можливо, буде краще поговорити один на один або написати email.
Парадокс нарад
Люди скаржаться на велику кількість нарад — у той самий час як страждають, коли їх немає.
Підготовка до зустрічі
Учасники зустрічі: ролі
- Лідер
- Timekeeper — відповідальний за час
- Презентер
- Спостерігач
- Відповідальний за запис
Час зустрічі
- Обов'язково вказуйте початок і кінець
- Обирайте «години продуктивності»
- Краще не 9:00, а 9:20
Agenda (порядок денний)
Це структура зустрічі, яка має бути відкрита учасникам не пізніше ніж за 3 дні до зустрічі.
Приклад — командна нарада
- Зроблені задачі
- Заплановані задачі
- Поточні проблеми
Проведення та завершення зустрічі
Зустріч
- Донесіть мету
- Пройдіться по адженді
- Встановіть свої правила
- Визначте час запитань
Після зустрічі — створюємо MFU (meeting follow up або meeting minutes)
- Список домовленостей
- Список дій, які очікуються від учасників
Завершення зустрічі
- Ще раз повторити результат зустрічі і підсумувати
- Попросити зворотній зв'язок після проведення
Складні ситуації на зустрічі
Коли щось пішло не так
- Хтось занадто занурився у деталі
- Повернувся до того, що вже обговорили
- Відхилився від теми
Поради
- Звернути увагу
- Наскільки це зараз актуально?
- Бути наполегливим
Конфлікт на зустрічі
Поради по вирішенню
- Вислухайте сторони, задайте запитання, підсумуйте
- Створіть окрему зустріч
- Замініть учасників, які конфліктують
- Прийміть рішення одноосібно
Неприйнятна поведінка
Що робити
- Помітьте
- Попросіть змінити
- Запитайте думку інших, редирект
Корисні фрази
- «Я помітив, що...»
- «Я розумію це...»
- «Чи я правий?»
Для обговорення
А що вас найбільше бісить на нарадах?
AI в HR
Бонусний урок: LinkedIn
Домашнє завдання
Завдання 1. Ви організовуєте зустріч з командою, де будуть обговорюватися результати 2024 року. Напишіть лист-запрошення за допомогою ChatGPT, який отримає кожен член команди.
Завдання 2. Запропонуйте вирішення для наступних ситуацій:
Велика зустріч на 50+ людей, ви відчуваєте, що активність і залученість аудиторії дуже низька — ніхто не задає запитань, зустріч проходить як монолог однієї людини. Як покращити ситуацію?
На регулярній командній зустрічі двоє учасників постійно сперечаються між собою через те, що не можуть поділити зону відповідальності. Ваші дії, якщо ви лідер зустрічі? Які ваші дії тут і зараз?
Завдання 3. Скласти своє резюме і сформувати профіль на LinkedIn.