HR аудит
Що таке аудит?
Аналіз поточної ситуації або дослідження і збір даних з метою визначення подальших кроків.
Для чого потрібен аудит
- Виявити потенційні ризики або прогалини в роботі
- Зрозуміти стан справ
- Показати результат своєї роботи
- Покращити процес або роботу в цілому
Кому потрібен аудит
- Тільки почали працювати в компанії на позиції HR
- Давно працюєте і хочете запровадити щось нове
- Власник бізнесу без HR, але є багато задач в управлінні персоналом
- Компанія підходить до нового етапу свого розвитку
Що важливо при проведенні аудиту
- Визначення цілі і проблематики
- Збір фактів, метрик, даних
- Залучення команди
- Комунікація результатів
- Визначення подальших кроків
Життєвий цикл працівника
- Attraction — залучення
- Recruitment — найм
- Onboarding — знайомство
- Retention — утримання і мотивація
- Learning and Development — навчання та розвиток
- Separation — відокремлення
Крок 1. Профіль компанії або проєкту
Перед стартом аудиту зберіть базову інформацію:
- Назва компанії / команди
- Керівник, хто приймає рішення (основний замовник, stakeholder)
- Команда ключових людей (директорів або менеджерів), оргструктура
- Кількість, назва відділів та (або) проєктів
- Локація, де знаходяться люди
- Хедкаунт — кількість працівників
- Ціль проведення аудиту
- Інша важлива інформація
Які ще питання можна задати на початку
- Чи є у компанії місія та стратегія?
- Яка кількість керівників і менеджерів у компанії?
- Чи є прописані та регламентовані процеси та політики?
- Чи є відділ роботи з персоналом?
- Яка система роботи і графік?
- Як законодавчо влаштовані працівники?
- Які форми комунікації керівництва і персоналу існують?
Залучення (Attraction)
- Зовнішні комунікації (дайджести, статті, відео)
- Результати попередніх опитувань
- Причини звільнень
- Неформальна комунікація (що ще кажуть, попередня історія)
- Особисті коментарі від керівників, ключових людей і т. д.
Найм (Recruiting)
- Кількість і перелік відкритих позицій
- Відповідальні
- Задоволеність процесом найму, існуючі складнощі
- Інформування HR команди про нових працівників
- Інші подробиці
Знайомство (Onboarding)
- Лист до старту роботи працівника
- Welcome letter — лист у перший день роботи
- Перша зустріч і презентація компанії
- Навчальна програма для новачка
- Перевірка людини (кримінальна та особистих даних)
- Welcome подарунки
- Ментор для новачка
- Програми і системи для роботи
- Адаптаційний опитувальник
Утримання і мотивація (Retention)
- Система оплати праці
- Бонуси
- Подарунки та мерч
- Оплата сертифікацій та івентів
- Додаткова інформація
Навчання та розвиток (Learning & Development)
- Планування
- Розвиток лідерів
- Список топ перформерів (хто найкраще працює)
- Список лоу перформерів (хто працює незадовільно)
- Навчання, сертифікації, івенти
Комунікація (Communication)
- Зворотній зв'язок: у період адаптації, на випробувальному терміні, перформанс рев'ю
- Внутрішня комунікація: загальні наради, інформаційні канали, опитування, події, взаємодія з клієнтами
Відокремлення (Separation)
- Комунікаційна стратегія
- Відповідальні
- Вихідне інтерв'ю
- Прощальний лист
- Додаткова інформація
Які інструменти залучаємо для збору інформації
- 1-1 зустрічі
- Опитування
- Групові зустрічі з лідерами
- Вся доступна зафіксована аналітика
- Внутрішні системи, сайт компанії
Наступний крок: аналіз даних
Продивіться всю картину відповідно до заявленої проблематики. На всі ці питання треба відповісти собі ДО того, як зустрітися з замовником аудиту:
- Чи підтвердила зібрана інформація ваші гіпотези?
- Чи достатньо інформації для висновків?
- Які пріоритетні напрямки можна взяти в роботу?
- Що хочете презентувати?
- Які рішення бачите?
Презентація результатів
Після проведеного аудиту важливо показати:
- Що ви робили
- Які джерела задіяли
- Які висновки з цього можна зробити
УСІ, хто "замовляв" або причетний до подальших рішень, має бути залученим у висновки по аудиту.
Поради по презентації
- Підкресліть свою роботу в цифрах: оперуйте метриками, вкажіть скільки провели зустрічей, на які джерела опираєтесь
- Не будьте категоричними, підкреслюйте не тільки те, що погано в компанії, а і те, що круто і треба продовжувати робити
- Фокусуйтесь на рішенні, а не на проблемі. Сміливо пропонуйте своє бачення ситуації
- Ведіть діалог — час від часу уточнюйте наскільки інформація зрозуміла вашим колегам, запитуйте їх коментар чи думку
- НЕ відправляйте результат аудиту у вигляді файлу без належного особистого представлення
Важливо!
Не тільки зібрати інформацію, а і вміти сформувати ідеї та покращення та обрати порядок їх запровадження.
HR метрики
Як оцифрувати роботу HR
Глобальні / стратегічні результати — зазвичай те, що запланували на початку року / кварталу / місяця, або якась комплексна задача. По ній регулярно показуєте прогрес.
Операційні моменти — відтік кадрів і причини звільнень, кількість новачків, прогрес по навчанням, які проводяться, івентам, відпусткам, мобілізованим колегам і т. д. Треба оцифрувати все, чим ви займалися за період.
Аналіз по всім працівникам
Підсвітити, з ким є проблеми, а хто молодець і треба похвалити. Якщо є доступ — подивитися, кому давно не підвищували зарплату. Загалом — це загальний зріз по людям.
Використання аналітики людських даних
Використання аналітики людських даних може збільшити чистий операційний дохід компанії на 24%.
Напрямки збору аналітики
Основні метрики
Відтік кадрів (плинність, attrition, turnover)
Скорочення чисельності персоналу, яке відбувається, коли співробітники залишають компанію за добровільною чи нашою ініціативою.
Скорочення персоналу шляхом вибуття — природний процес: за дослідженнями світових компаній, 15% є середнім нормальним показником на рік. Якщо компанія не оновлюється — це також сигнал для нас.
Типи звільнень
- За ініціативою працівника — Voluntary attrition
- За ініціативою компанії — Involuntary attrition
Збирати причини звільнень — це також статистика, якою можна оперувати.
Як розрахувати відтік кадрів
Відтік кадрів = Сума тих, хто покинув проєкт (за певний період) / Середня чисельність (за певний період) × 100
Приклад: Січень — 67, Лютий — 78, Березень — 80, Квітень — 79.
Середня чисельність персоналу = (67 + 78 + 80 + 79) / 4 місяці = 76.
Якщо 19 людей залишають протягом чотирьох місяців: вибуття = 19 / 76 × 100% = 25%.
Ще формули розрахунку
- Attrition = # of project leavers (for some period) / sum of headcount (for some period) × 100
- Forecast Attrition rate = all project leavers for the year / Average number of HC for the period × number of months (for estimated period) × 12
- Monthly attrition = Number of employee left project in the month × 100 / Average headcount
- Monthly average HC = Start HC of the month + End HC of the month / 2
- YTD Attrition = Number of employee left project till date × 100 / Average headcount
- YTD HC = Start HC of the Year + End HC of the month / 2
YTD — year to date; HC — кількість працівників; Attrition — плинність; Forecast Attrition rate — прогноз плинності на рік; Monthly attrition — місячна плинність; Monthly average HC — середня кількість працівників на місяць; YTD Attrition — річна плинність до конкретної дати; YTD HC — середня кількість працівників на рік.
% виходу в перший рік роботи (Early turnover)
Звільнення у перший рік роботи = (Кількість людей, що пішли менше ніж за рік / Загальна кількість людей, що покинули компанію) × 100
eNPS — індекс задоволеності персоналу
Відповідь на запитання: «Оцініть від 1 до 10, чи готові ви рекомендувати своє місце роботи знайомим і друзям?»
NPS = % Promoters (9–10) − % Detractors (0–6), Passives — 7–8.
Індекс залученості (Engagement Index)
EI = (Кількість позитивних відповідей / Загальна кількість відповідей) × 100%
- Висока залученість: 70–100%
- Помірна залученість: 30–69%
- Низька залученість: 0–29%
Дохід на співробітника (Revenue per employee)
Коефіцієнт свідчить про те, скільки грошей у середньому кожен співробітник приносить компанії.
Як рахувати: поділити загальний дохід компанії за певний період на кількість співробітників.
Навіщо рахувати: дохід на співробітника припускає, що компанія розумно використовує ресурси — свої інвестиції в людський капітал. Компанії з високим коефіцієнтом RPE, як правило, більш продуктивні та прибуткові. Метрику можна використовувати і для аналізу окремих функцій та відділів.
Ризики по працівнику
- Низький — співробітник задоволений своїм поточним призначенням і не має відомих проблем
- Середній — співробітник незадоволений принаймні одним аспектом роботи і буде шукати інші можливості, якщо ситуація не покращиться в короткостроковому або середньостроковому періоді
- Високий — співробітник активно висвітлює проблеми та розглядає можливість зміни роботи якомога швидше, якщо ситуацію не вдасться вирішити
- Покидає — співробітник залишає проєкт / компанію
Частота спілкування
Необхідно визначити частоту оновлення ризиків по працівникам, тобто як часто проводиться особисте спілкування з ними.
Наприклад: достатньо оновлювати ризик раз на три місяці, якщо до цього працівник не казав про якісь проблеми.
Оцінка якості роботи працівників
- Нижче очікувань — працівник, який іноді або часто не відповідає очікуванням продуктивності. Їх слід включити до плану підвищення продуктивності або найближчим часом піти
- Відповідає очікуванням — працівник, який відповідає або іноді перевищує очікування продуктивності
- Перевершує очікування — працівник, який відповідає або іноді перевищує очікування продуктивності та має будь-яку траєкторію зростання
- Значно перевищує очікування — працівник, який стабільно перевищує очікування продуктивності та демонструє стандартну траєкторію зростання
Критичність ролі
- Оцінює кожен керівник по своєму відділу або проєкту
- Кожен працівник оцінюється як критичний або некритичний
- Для критичних — готуємо резерв
Вартість найму (Cost per hire)
Як розрахувати: скласти суму внутрішніх та зовнішніх витрат на найм, розділивши отримане значення на загальну кількість нових співробітників за певний період.
Навіщо рахувати: отримати чітке уявлення про те, скільки коштує компанії найм нового фахівця, та оптимізувати бюджет рекрутингу.
В середньому на закриття кожної нової вакансії витрачається близько 50–60% річної винагороди співробітника.
Метрики рекрутингу
- Time-To-Fill — кількість часу, необхідного для закриття вакансії
- Source of hire — відстеження каналів та джерел найму, з яких кандидати приходять у компанію
- Response Rate — відсоток кандидатів, які відповіли на пропозицію співпраці (незалежно від того, стверджувальна відповідь чи заперечна): % Response Rate = (Кількість отриманих відповідей / Загальна кількість прописаних кандидатів) × 100%
- Recruitment Funnel Effectiveness = (Кількість кандидатів, які успішно проходять кожен етап / Кількість кандидатів на попередньому етапі) × 100%
- Offer Acceptance Rate = (Кількість прийнятих пропозицій працевлаштування / Загальна кількість зроблених пропозицій) × 100%
Додатково можна вимірювати
Candidate Satisfaction Rate — оцінює, яким був досвід взаємодії кандидата з потенційним роботодавцем протягом усього процесу найму, від знайомства з описом вакансії до отримання job-оферу.
Hiring Manager Satisfaction Rate — оцінює, наскільки менеджер задоволений процесом найму: роботою рекрутера, якістю кандидатів, швидкістю відбору тощо.
Бізнес-метрики
P&L (звіт про прибутки та збитки, PNL) — звіт, що показує прибуток та збитки компанії протягом певного періоду.
NPS — задоволеність клієнтів.
Gross Margin (валова маржа) = (Загальний дохід від продажу − вартість проданих товарів) / Загальний дохід від продажу.
Net Profit Margin — вказує, наскільки ефективно компанія отримує прибуток порівняно з доходом.
Не забувайте про головну метрику будь-якого бізнесу
Як ви можете на це впливати?
Опитування як інструмент збору даних
Опитування — це…
Перелік запитань, спрямованих на отримання конкретних даних від певної групи людей для прийняття певних рішень на основі результатів опитування.
Алгоритм проведення
- Поставте мету опитування
- Визначте свою цільову аудиторію (команди / проєкти / рівень старшинства / титули тощо)
- Визначте, чи буде ваше опитування анонімним чи ні
- Сформулюйте перелік питань опитування (рекомендовано не більше 10 питань)
- Виберіть метод опитування (бот, форма, соціальні мережі, чат)
- Дайте визначення шкали вимірювання
- Повідомте співробітників про опитування — мету, терміни, які дії очікуються від аудиторії
- Заплануйте нагадування: рекомендовано 3 рази, у час, коли аудиторія ймовірно перевірить пошту — це збільшує відсоток відгуків
- Складіть план обробки результатів: визначте зацікавлених сторін і формат презентації результатів
- Надайте зворотній зв'язок учасникам опитування
- Плануйте реальні дії на основі результатів опитування
Типи опитувань
Опитування задоволеності (Satisfaction survey)
Ставимо конкретні запитання по проєкту, наприклад:
- Наскільки людина мотивована задачами?
- Наскільки є розуміння, куди рости?
- Чи є бажання працювати на поточному проєкті ще 6 місяців?
- Чи достатньо 8-годинного робочого дня, щоб зробити всі задачі?
Залученість персоналу (Engagement survey)
Мета такого опитування — виміряти зв'язок співробітників зі своєю роботою, командою та організацією, а також вивчити фактори, які на це впливають.
Приклад такого опитування: опитувальник Gallup Q12.
Gallup Q12
Це 12 питань, які вимірюють найбільш важливі елементи залученості співробітників. Gallup вивчив результати опитування понад 35 мільйонів співробітників по всьому світу — опитувальник Q12 вважається найбільш ефективним показником залученості співробітників і його впливу на найважливіші для бізнесу результати.
Пульс (Pulse survey)
Коротке опитування на 1–2 запитання по конкретній темі.
Приклад: «Як ви себе почуваєте?» — з варіантами відповіді: щасливий / все ОК / засмучений / хочу поговорити.
Технічні способи реалізації
Особисті рекомендації
- Короткі та влучні опитування, регулярні, але не часті
- Менше відкритих питань, більше тверджень або запитань з варіантами відповідей
- Задавати однакові питання для формування трендів та аналітики
- Опитування — не панацея, а інструмент
- Працювати з наслідками опитувань
Найважливіше в опитуванні
- Повна і своєчасна комунікація до всіх залучених
- Конкретні дії і зміни
Team Health Check — визначення здоров'я команди
Детальний аналіз команди, коли HR (у співпраці з керівництвом) перевіряє ризики команди / співробітника на проєкті / в компанії за запитом. Кожен член команди може відкрито та чесно ділитися інформацією про стан справ.
Хто ініціює Health Check
- Безпосередній керівник компанії або хтось з керівництва
- Проєктний менеджер
- Тім лід
- Замовник
- HR
Які цілі закриває Health Check
- Розуміння окремих проблем, командних ризиків і загальної картини, пов'язаної з командою
- Створення культури конструктивної критики та зворотного зв'язку
- Швидке виявлення та вирішення проблем
- Розробка плану дій щодо зменшення ризиків
Способи проведення
Тут так само важливо…
- Презентація результатів замовникам
- Комунікація на команду
- Звірка з цілями
HR стратегія
Що таке HR стратегія?
Це задокументований план або підхід, який визначає, як організація буде керувати своїми людськими ресурсами для досягнення стратегічних цілей і завдань.
Тобто HR стратегія забезпечує досягнення стратегії компанії по частині, що пов'язана з управлінням персоналу.
1. Аналіз бізнес-стратегії
- Які цілі компанії?
- Які показники для нас важливі?
- Що є або буде пріоритетним?
- Які очікування та допомога потрібна від HR?
2. Аналіз фактичного стану справ
- Які результати опитувань маємо?
- Які з процесів потребують удосконалення?
- Про що говорять люди?
- Що хочеться змінити?
3. Аналіз HR команди або HR спеціаліста
- Що варто вивчити або в чому вдосконалитись?
- Які зони розвитку?
- Що дасть буст професійному розвитку?
Наступні дії
- Генерація ідей
- Виділення конкретних напрямків роботи
- Формулювання ключових цілей
- Формулювання результатів та метрик по цілям
- Розподілення відповідальних
- Регулярний моніторинг та відслідковування прогресу
Приклад цілей і метрик HR стратегії
Утримання працівників: скоротити плинність кадрів до 15%.
Технологічність: створити ряд навчальних програм та покрити їх проходження для 60% працівників.
Мотивація та залученість: підняти відсоток реакцій на комунікацію та опитувань від департаменту до 70%; створити професійну спільноту та провести 5 зустрічей за рік.
Презентація HR стратегії
- Розкажіть про свої плани внутрішнім замовникам, проінформуйте, які дії будуть зроблені
- Зберіть зворотній зв'язок
- Надалі не забувайте ділитися оновленнями та прогресом
Підведення підсумків
Обов'язково збирайте всі досягнення, артефакти, цифри та дані для презентації своєї роботи:
- Кількість проведених івентів
- Кількість утримань
- Як змінилася задоволеність працівників
- Тренд залученості
- Відгуки про компанію та фідбеки і т. д.
Чому варто витрачати час на стратегію
- Отримання нових результатів
- Видимість роботи HR
- Чітка та зрозуміла інструкція до дій
- Відповідність до цілей та стратегії компанії
Презентація аудиту
📄 Оригінал: HR аудит (PDF)
📄 Оригінал: Метрики (PDF)
📄 Оригінал: Збір інформації через опитування (PDF)
📄 Шаблон: Стратегічні HR KPIs (PDF)
📄 Оригінал: HR стратегія (PDF)